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采购计划管理

发布时间: 2024-04-25 14:42:28
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01
采购计划的重要性


(一)采购计划可以实现集中采购,降低采购成本;

(二)采购计划可以减少紧急采购,降低额外成本;

(三)采购计划可以提高工作前瞻,规避行情风险;

(四)采购计划保障产供销协同更加顺利,减少停工待料和异常库存的产生。


02
采购计划相关的几个概念


(一)采购周期

采购周期,是采购部对内部客户的承诺。是指采购部从接到内部客户的采购申请(PR)到物料到库之间所需的时间。


(二)到货周期

到货周期,是供应商对采购部的承诺。是指采购部从下订单(PO)给供应商到物料到库之间所需的时间。


(三)请购周期

请购周期,是指内部客户两次向采购部集中提报需求的间隔时间。如每个月1号和16号各提报一次整体的请购计划,那么请购周期就是半个月。


(四)最小起订量

一种物料每次最小的订货量。英文Minimum order Quantity,常见简称为MOQ。最小订货量受到物料的包装规格、运费、运输便利性、供应商地位等多种因素影响。最小起订量派生出最小请购量。从绝对值上,最小请购量≥最小起订量。


(五)经济批量

经济批量,是一个基于综合成本思维的定义。是指在一定时期,运输成本、储存成本和订货成本综合最低的采购批量。


(六)库存周转率

库存周转率,是指在某一时间段内库存货物周转的次数。是反映库存周转快慢程度的指标。成品有库存周转率指标,原料也有库存周转率指标,逻辑是一样的。


某原料库存周转率=一定时期内该原料使用量/一定时期内该原料平均库存量*100%


与之对应的有,库存周转次数、库存周转天数:

某原料库存周转次数=一定时期内该原料使用量/一定时期内该原料平均库存量


某原料库存周转天数=一定时期所指天数/该原料库存周转次数


如:某原料一个月使用量300pcs,一个月内日平均库存为30pcs


那么,该原料当月的库存周转率=300/30*100%=/front/information/1/000%

该原料当月的库存周转次数=300/30=/front/information/1/0(次)

该原料当月的库存周转天数=30/10=3(天)


(七)战略采购

在按采购计划实施日常采购外,我们在应对行情的阶段性上涨、上游供给预见性紧张等形势时,会采取战略采购的策略,提前规避风险。 


(八)安全库存

安全库存是指为防止物料供给或需求的不确定性因素(如需求异常增加、交期意外延长等)造成停工待料而准备的缓冲库存。其将在这些不确定因素发生时,在采购周期期间,保障物料供给和正常的生产秩序。


安全库存对应的库存量,称为安全库存量,有时候也简称为安全库存。


公式为:

安全库存量=(预计最大日用量-平均日用量)*采购周期


或者为:

安全库存量=预计最大日用量*紧急采购周期


或者为:

安全库存量 = 服务水平系数* (采购周期*平均日用量)的标准差

(九)订货点

订货点,即采购订货的时间点对应的库存量。最理想的订货点选择是,当库存量降低到安全库存时,在订货点所对应的时间下单采购的物料刚好到达仓库。


最简单的订货点公式为:订货点=平均日用量*采购周期+安全库存量


03
如何做好采购计划


为了说透如何做好采购计划这一课题,我们首先需要假设,原来公司没有采购计划。如果原来公司没有采购计划,我们就需要从静态的采购计划做起。


(一)如何做静态的采购计划


静态的采购计划,是不考虑需求的波动,从0到1先把采购计划表做起来。


首先,我们要对物资进行分类,先将商品和服务要区分开来(一般而言,商品和服务由于需求的频率、稳定性、和周期不同,需要分别制定),然后再将流行和长尾的物资区分开来 ,这有助于我们后期制定采购周期。


其次,我们要对不同物资的日用量/月用量进行了解。通过以往的经验数据进行平均,或者加权平均,得到相对可信的平均日用量。


第三,我们要对不同的物资,了解供应商的到货周期,从而制定采购周期。这是一项需要大量调研和验证的工作。同一种物资,可能不同的供应商有不同的到货周期;同一个供应商,对不同的物资可能到货周期不同;同一种物资,进口和国产的,本地采购和外地采购,周期也不同。我们不能只关注一个点,不能完全因供应商而异,但也不能完全不尊重供应商的实际情况,而要全面了解后,制定一个能实现稳定供货,又不至于太佛系的采购周期表。


第四,设定最小请购量。最小请购量受最小订货量(MOQ)制约。因此,需要了解每一种物资(有时也因供应商而异)的最小订货量,再结合最小订货量和采购经济性设定最小请购量。


第五,设定安全库存量。使用安全库存量计算公式,为每一种或者每一类物资设定合理的安全库存量。


第六,确定请购周期。我们是希望一个月采购一次,还是半个月采购一次。这取决于内部客户满意度、库存周转率、行业交易习惯、采购部的工作精力等多项因素。


最后,制定采购计划表。将我们上述所有的字段:物资编码(如没有,后期要尽快制定,这有利于实现物料的唯一性身份,是信息化的第一步。)物资名称、最小请购量、采购周期等放入结构化表格中,再预留请购日期、请购数量、审核数量、期望到货时间(交货日期)等字段。完整的静态采购计划表详见下图:



这是一个请购计划表,借助信息技术,它在请购部门审核通过后能直接流入采购部门,成为采购计划表。它能够帮助我们减少重复劳动,同时留下操作痕迹。


关于采购申请数量(采购计划数量),静态的简单的算法为:

采购申请数量=请购周期*平均日用量

订货点=安全库存量+采购周期*平均日用量


如此,理论上,每次到货时,实际库存量刚好等于安全库存量。


由于实际经营中,需求会波动,要更好地做好采购计划,就要做动态的采购计划。



(二)如何做动态的采购计划


之所以需要做动态的采购计划,是因为需求的高波动和不确定。


采购计划源于需求计划,需求计划源于生产计划和库存,生产计划源于销售计划,销售计划源于对客户需求的预测。

这是内部供应链的计划移动。


需求预测,从客户的客户,到供应商的供应商。

这是外部供应链的计划移动。


而这种逐级预测,由于需求信息无法完全共享和透明,导致需求逐级被放大的现象,就是著名的牛鞭效应。

牛鞭效应是供应链领域中普遍存在的高风险现象,它直接加重了库存风险,提高了沟通成本,甚至扰乱了经营秩序。



作为采购从业者,除了被动接受需求计划,做成采购计划外,如果要更高阶地创效,就要将视野放宽到大供应链,去了解外部市场对采购计划的影响,去提前预测不确定性和波动量。


如何做?


1.延伸性供应链的数字孪生

建立颗粒度更细、范围更广的延伸性供应链数字孪生,不仅覆盖自己的客户和供应商,还要覆盖客户的客户和供应商的供应商,得到供应链上每个节点的数据。并通过实时数据流,进行数字孪生的实时更新。同时利用高性能查询引擎,支持各层级实时数据的分析及大量查询。


2.敏捷&智能地应对变化

通过数字孪生和实时数据,实时监控并感知生态圈中发生的变化。


分析最新变化对需求端及产品可得性产生的影响,从而快速作出反应,进一步提高企业的响应能力。同时,应用AI技术,持续自动地对供应链进行局部调整,确保整个供应链能够快速敏捷地应对新变化。


3.增强型计划

建立长期且更加智能的增强型计划,不仅覆盖企业内部,还要覆盖供应链的上下游。




近年来,数字技术在需求感知(尤其是长期需求感知)和NPI中的应用越来越广泛。企业得以进行大规模的销售预测,依据最新数据自动做出调整。不同渠道中影响销售预测的因素也不同,当促销是影响因素时,企业可利用AI预测促销所带来的影响,然后通过历史促销数据,优化未来的促销计划。


4.模拟未来可能发生的事件

针对不确定性对未来可能发生的风险进行大量模拟,做好场景管理和预案。除此之外,企业还应依据新事件持续更新预案。风险来临时及时应用相应预案,降低小概率事件带来的冲击。


04
结束语


深度研究采购计划,是因为我们想跳出采购部门的本位主义,从大供应链视角和公司经营高度,追求供应链实现:

1.让公司对客户的订单满足率达到完美水平;

2.让公司的库存水平始终适应市场的变化和产品的更迭;

3.让公司与分销商和客户的关系带来附加价值;

4.为公司实现远景目标提供持续动能和永久保障。


来源:供应链重构

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